De forma periódica se publican en el Boletín Oficial del Estado una serie de resoluciones que tienen como fin el expurgo de documentos de la Administración General del Estado, un proceso regulado cuyo objetivo es la eliminación controlada de documentación. Es decir, no se trata de erradicar información con el fin de ocultarla a los ciudadanos, sino de optimizar el sistema archivístico donde se encuentran. Para ello, se lleva a cabo una valoración por parte de un grupo de expertos que determina si es necesario eliminar totalmente la información o, por el contrario, se puede digitalizar o pasar a otro soporte para conservarla.
La última resolución, del pasado 8 de noviembre, hace referencia a documentos como los informes financieros diarios de la Empresa Nacional Calvo Sotelo (empresa estatal creada en 1942 para la producción de carburante) o licencias de importación para operaciones especiales del Ministerio de Comercio y Turismo entre las décadas de los 60 y 80.
Pero antes de determinar la destrucción de estos y otros documentos –cuya autorización no se hace efectiva hasta tres meses después de su publicación en el BOE si no hay interposiciones–, se ha llevado a cabo un largo proceso de evaluación.
Te explicamos qué es el expurgo de documentos de la Administración General del Estado, cuál es su objetivo y si puede afectar al derecho de acceso a la información pública.
¿En qué consiste el expurgo de documentos del Estado?
Aunque la destrucción de documentos pueda parecer a priori la pérdida de un material al que ya no se va a poder acceder, Miguel Ángel del Prado Martínez, doctor en Sistemas de Información y Documentación y técnico en el Archivo Municipal de Zaragoza, destaca su importancia de cara al buen funcionamiento del sistema archivístico. Esto se debe, según apunta, a la imposibilidad material de conservar la totalidad de la documentación que se genera, tanto en papel como en formato digital.
Es decir, la eliminación controlada de documentación o expurgo es un proceso que los expertos consideran necesario para la eficacia y eficiencia de un conjunto documental. “Aunque pueda parecer paradójico, para garantizar el perfecto funcionamiento de un sistema archivístico, la adecuada conservación de sus documentos y el acceso a ellos, es imprescindible abordar la valoración, selección y en su caso eliminación de los documentos carentes de valor en el preciso momento en que estos dejan de tenerlo”, aclara Del Prado.
En este sentido, aclara que el expurgo es la última fase del proceso documental. Se trata de un conjunto de operaciones técnicas para el tratamiento y control de la documentación desde su creación hasta su disposición final, que puede ser su conservación permanente o su eliminación.
“Buena parte de esa documentación conforme va pasando el tiempo va perdiendo su valor. Deja de ser un activo dentro de las organizaciones para convertirse en una carga que provoca elevados costes económicos, así como ineficiencias y problemas para la propia gestión, acceso y uso de la documentación e información con valor”, sostiene.
¿El expurgo documental puede afectar al derecho de acceso a la información pública?
Aunque hablar sobre el expurgo de documentos puede inducir a pensar en pérdida de información, especialmente cuando se trata de la Administración General del Estado, los expertos coinciden: no supone detrimento para el ejercicio del derecho de acceso ni de ningún derecho ciudadano.
María del Carmen Cruz Gil, doctora europea en Ciencias de la Documentación y profesora en el departamento de Ciencias de la Documentación e Historia de la Ciencia de la Universidad de Zaragoza, considera que la gestión de la información es imprescindible para poder cumplir con la Ley de Transparencia. En concreto, señala al artículo 11 donde se establecen tres principios fundamentales para el cumplimiento de la normativa: accesibilidad, interoperabilidad y reutilización. “Cumplir con estos aspectos técnicos es imposible sin existir una gestión de la información y documental”, sostiene.
En opinión de Del Prado es “claramente favorable” la eliminación controlada de documentación tras una rigurosa valoración. “Este proceso, lejos de atentar contra la transparencia en las instituciones, viene a ayudar a que esta se cumpla. Más problemático resulta garantizar la transparencia de las muchas series documentales que se hacinan en los archivos y en las oficinas públicas sin estar sometidas a un control y tratamiento archivístico adecuado, debido a las múltiples carencias que se sufre en este entorno, especialmente en cuanto a personal”, asevera.
Además, señala que cuando se publica una resolución de este tipo en el BOE en la que se recoge la serie documental afectada, los plazos de conservación, el tipo de eliminación y las condiciones de acceso, es una muestra de que esa documentación está perfectamente controlada, estudiada y accesible.
¿Qué información se elimina el el expurgo de documentos del Estado?
Desde 2015, el Boletín Oficial del Estado ha recogido al menos 20 resoluciones relativas al expurgo de documentos de la Administración General del Estado. En 2017, por ejemplo, se autorizó la eliminación de actas de inspección de control sanitario a productos de comercio exterior destinados al consumo humano, expedientes de ayudas del Fondo Nacional de Asistencia Social (FNAS) a ancianos y a enfermos o inválidos incapacitados para el trabajo entre 1962 y 1981, o cuestionarios del censo de población y vivienda desde 1970 hasta 1981.
Pero no solo se expurgan documentos de la Administración General del Estado. Según recoge el último informe de la Panorámica de las 53 Bibliotecas Públicas del Estado, del total de 13.243.996 unidades físicas pertenecientes a la colección de 2019, el año pasado se produjo el expurgo de 170.613 de ellas, lo que supone un 1,29% del total.
Lo mismo ocurre a nivel autonómico y provincial. El pasado mes de octubre, la Xunta de Galicia catalogó cerca de 1 millón de expedientes judiciales para remitir a la Xunta de Expurgación. El objetivo del Gobierno gallego, según recogen en su web, es “descongestionar las instalaciones judiciales, organizar la documentación de forma que quede mejor ordenada y redundar en una mejora en la gestión diaria”.
Tal y como señalan desde la Xunta, este proceso les permitió también encontrar documentos históricos de gran valor. Es el caso de un expediente del proceso al que fuera presidente del Gobierno de España en la Segunda República, Santiago Casares Quiroga.
¿Quién decide qué documentos se pueden eliminar?
El valor de los documentos es, por tanto, un elemento clave a tener en cuenta a la hora de seleccionarlos para su eliminación. Dadas las implicaciones que tiene la valoración archivística, el proceso debe contar con el respaldo de un sistema regulado. Para el expurgo de documentos de la Administración General del Estado, el organismo encargado de su estudio es la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Entre otras funciones, este organismo dependiente del Ministerio de Cultura y Deporte se encarga de determinar:
- Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en los diferentes tipos de archivos.
- Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los tipos de archivos.
- La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.
- Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales.
- En caso de que sea necesario, de la conservación de su contenido en soporte distinto al original.
Esta comisión está formada por un total de 18 personas. Su presidente es el ministro de Cultura, cargo ocupado actualmente por Miquel Iceta. Hasta ahora, la vicepresidenta primera ha sido la directora general de Bellas Artes, María Dolores Jiménez-Blanco, pero tras presentar su dimisión el pasado 16 de noviembre la plaza ha quedado vacante. La vicepresidencia segunda la ocupa el secretario general de Administración Digital, Juan José Torres Carbonell.
Además, la comisión está constituida por 9 vocales. Entre ellos se encuentran el subdirector general de los Archivos Estatales, un representante de la Agencia Española de Protección de Datos y otro del Consejo de Transparencia. También hay 5 vocales designados por el Ministro de Cultura y Deporte con prestigio en materias relacionadas con las competencias de la comisión. Pueden ser historiadores, archiveros o expertos en tecnologías de la información, entre otros.
¿Cómo determinar el valor de un documento previente al expurgo del Estado?
Alicia Sánchez Díez, doctora en Ciencias y Técnicas Historiográficas y profesora en el Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la UCM, destaca que estos procedimientos suelen retrasarse más de lo recomendado debido a los estudios y análisis previos necesarios para su resolución.
“Su objetivo principal es liberar los depósitos de espacio, ya que no se puede conservar y gestionar todo lo que la administración produce, es materialmente imposible. Sin embargo, nunca se elimina ninguna serie o documento con valor administrativo vigente o que pueda tener valor histórico en un futuro”, apunta Sánchez Díez.
Por tanto, para determinar qué documentos pueden ser eliminados y cuáles no, todos ellos tienen que pasar por una fase de valoración. Esta parte del proceso consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. También se fijan los plazos y normas de transferencia, acceso, conservación o eliminación total o parcial de los mismos.
Asimismo, Miguel Ángel del Prado Martínez remarca la importancia de la teoría del ciclo vital de los documentos para determinar cuál es su valor. Por un lado está el valor inmediato o primario, que define como aquel que interesa a la institución productora y al iniciador del trámite. Por otra parte, se encuentra el valor secundario o mediato. Según explica Del Prado, es aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento. Formarían parte de este ámbito el valor testimonial, evidencial o informativo.
Para todo ello existe una normativa específica, entre la que destaca el Real Decreto de 2002. Con ello se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Fuentes
- Miguel Ángel del Prado Martínez, doctor en Sistemas de Información y Documentación y técnico en el Archivo Municipal de Zaragoza
- María del Carmen Cruz Gil, doctora europea en Ciencias de la Documentación y profesora en el departamento de Ciencias de la Documentación e Historia de Ciencia de la Universidad de Zaragoza
- Alicia Sánchez Díez, doctora en Ciencias y Técnicas Historiográficas y profesora en el Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la UCM
- Antonio Malalana Ureña, catedrático de Biblioteconomía y Documentación en la Universidad CEU San Pablo
- Resolución de 28 de octubre de 2021, de la Subsecretaría, por la que se aprueba la eliminación de series documentales de la AGE
- Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
- Resolución de 16 de mayo de 2017, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de series documentales comunes
- Panorámica de las 53 Bibliotecas Públicas del Estado
- La Xunta cataloga casi un 1M expedientes judiciales que serán remitidos a la Xunta de expurgación
- Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
- Composición de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
- Real Decreto de 2002 por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico
Un artículo muy interesante, la verdad que teniendo un archivo actualizado se gestiona mejor.